Kunci dari Performance Review adalah Persiapan

Membuat dan memberikan ulasan kinerja merupakan salah satu tugas yang paling menantang bagi para Manajer. Suatu hal yang sulit untuk memberikan ulasan yang berhasil mengarahkan dinamika emosional dan interpersonal sekaligus menyeimbangkan tujuan kompleks dan bersaing yang ada dalam beberapa ulasan kinerja. Beberapa pelatih eksekutif mengatakan bahwa sebagian besar klien mereka adalah meminta untuk memberikan umpan balik mengenai draft performance review yang sudah mereka susun sebelum mereka mengirimkannya. Sebagian besar waktu, umpan balik yang diberikan pelatih eksekutif berpusat di sekitar menanyakan kelima pertanyaan berikut kepada mereka:

What are your goals for the discussion?

Sebelum Anda mulai menyusun ulasan, pertimbangkan tujuan dan sasaran Anda untuk diskusi, dan evaluasi bagaimana tujuan ini dapat sesuai atau mungkin bertentangan dengan atau lawan satu sama lain. Misalnya, Anda mungkin ingin memberikan dorongan positif sekaligus memberi peringatan dan kesadaran pada orang lain. Atau Anda mungkin ingin anggota tim Anda memikirkan continuous improvement dalam beberapa pekerjaan tertentu sambil membuat perubahan yang signifikan pada orang lain. Tujuan Anda mungkin untuk berfokus pada individual performance, interaksi interpersonal, organizationa citizenship behavior, atau yang lainnya. Anda mungkin ingin berfokus pada kinerja para staf dalam peran mereka saat ini sekaligus juga memberikan kesempatan belajar untuk mencapai kesuksesan. Bagikan performance review dengan rekan, atasan, mentor, atau pelatih terpercaya, dan tanyakan apakah review yang Anda tulis sesuai dengan tujuan yang ingin Anda capai.

Are you focusing on their behavior, personality, or both?

Beberapa manajer percaya bahwa membentuk seseorang untuk sukses memerlukan fokus pada perilaku; Manajer lain berpikir bahwa hal tersebut berkaitan dengan suatu karakter atau kepribadian. Ada pro dan kontra untuk kedua pendekatan tersebut. Di satu sisi, berbicara tentang apa yang dilakukan oleh peninjau Anda dalam kasus tertentu tampak kurang menghakimi, lebih berbasis fakta, dan lebih beragam. Di sisi lain, membahas bagaimana seseorang tampil lebih umum dapat memberikan fokus yang lebih sederhana dan lebih holistik dengan tema yang lebih mudah diingat. Tapi seorang individu mungkin merasa dihakimi jika umpan baliknya lebih tentang siapa diri mereka daripada apa yang mereka lakukan. Akan sangat membantu jika mencoba menyeimbangkan antara aspek perilaku tentang bagaimana seseorang melakukan dan keseluruhan perasaan atau kesan yang diperoleh orang lain darinya. Jika peninjauan yang telah Anda rancang hanya mereferensikan kejadian atau produk kerja tertentu, Anda mungkin ingin menyertakan umpan balik ringkasan atau holistik. Sebaliknya, jika peninjauannya terlalu umum, ada baiknya untuk merujuk kejadian atau kiriman khusus.

Are you exercising your authority?

Menurut pengalaman para pelatih eksekutif, kebanyakan atasan ingin disukai, dan membujuk seorang karyawan untuk melihat berbagai hal seperti apa adanya. Tetapi jika seorang karyawan tampaknya tidak "mendapatkannya" dari waktu ke waktu, Anda mungkin harus lebih tegas dan pasti tentang persepsi Anda - dan juga persepsi orang-orang yang memberi umpan balik 360 derajat. Hal ini merupakan suatu “iming-iming” yang manis untuk menjaga keharmonisan dalam jangka pendek, namun hal itu tidak membuat individu sukses dalam jangka panjang. Hal ini juga merupakan suatu tantangan dalam review meeting untuk menyeimbangkan partisipatif dan demokratis, membiarkan orang lain mengendalikan diskusi, dan memvalidasi persepsi laporan langsung tentang kenyataan sementara juga menjalankan otoritas Anda sebagai atasan, mendefinisikan kenyataan seperti yang Anda lihat, dan mengendalikan meeting. Hal ini dapat menggoda bagi manajer untuk mengaitkan pesan yang lebih keras kepada orang lain dan memainkan peran delegasi untuk umpan balik negatif. Tapi lebih bermanfaat jika manajer memiliki umpan balik yang lebih jujur dan disampaikan secara langsung. Sebelum memberikan ulasan, lihatlah apa yang telah Anda susun untuk memastikannya dibaca sebagai berasal dari atasan daripada dari rekan atau bawahan.

Are you conveying the right tone?

Sangat mudah bersikap terlalu positif atau terlalu negatif dalam review meeting. Terkadang seorang karyawan yang sedang berjuang menghilangkan pesan bahwa semuanya berjalan dengan baik dalam kinerja pekerjaannya; Terkadang seorang karyawan bintang mungkin mengira Anda kecewa dengan seberapa baiknya dia melakukannya. Nada suara, ekspresi wajah, komunikasi nonverbal, dan emosi sangat banyak dalam diskusi review. Persepsi langsung Anda tentang bagaimana umpan balik positif atau negatif dapat menciptakan dinamika pemenuhan diri sendiri, dan sangat bergantung pada kepekaan mereka terhadap niat Anda, jadi penting untuk mempertimbangkan menyesuaikan pendekatan Anda dengan cara yang paling efektif dengan individu, kepribadian, Dan perspektif. Untuk review meeting yang sangat menantang, Anda mungkin ingin berperan dalam diskusi terlebih dahulu dengan pelatih atau kolega untuk memastikan Anda menyampaikan dengan nada yang benar dan siap untuk menanggapi tantangan atau penolakan dari atasan. Ini juga membantu menyeimbangkan fokus pada kinerja individu dengan mempertimbangkan faktor situasional yang membuat pekerjaan mereka menjadi lebih mudah atau lebih sulit. Memperhitungkan konteks dapat memberikan tinjauan bahwa karyawan akan merasa seimbang, adil, membantu, dan memotivasi.

What next?

Komponen terpenting dari tindak lanjut ke review meeting adalah tujuan yang ingin dicapai individu dan Anda setujui. Agar bisa menjadi motivasi dan efektif, tujuan harus menantang tapi realistis. Mereka harus mencakup aspirasi kinerja dan pembelajaran, menyeimbangkan hasil masa lalu dalam peran dan persiapan mereka saat ini untuk peran masa depan. Tindak lanjut setelah pertemuan tinjauan kinerja harus mencakup hal-hal yang berupa laporan langsung apa yang harus Anda lakukan untuk meningkatkan kinerja dan pembelajarannya serta hal yang akan Anda lakukan untuk mendukung dan melatih mereka menuju tujuan mereka. Setelah review meeting, ada baiknya Anda meminta laporan langsung untuk mengirimkan email dari tindak lanjut yang merangkum langkah selanjutnya dan menjadwalkan rapat beberapa bulan ke depan untuk memonitor progress. Ini juga sangat bermanfaat untuk meminta umpan balik setelah meninjau rapat untuk menanyakan laporan langsung Anda apa yang akan membuat umpan balik dan diskusi lebih bermanfaat bagi mereka.

Mempersiapkan dan memberikan ulasan kinerja yang efektif adalah tindakan penyeimbang yang rumit. Tidak ada yang mendapatkan semua itu benar sepanjang waktu, dan setiap orang salah beberapa dari beberapa waktu. Idealnya, dengan berjuang untuk keseimbangan, mendekati latihan dengan cara yang terbuka dan sadar, dan mendapatkan umpan balik tentang tinjauan sebelum dan sesudah hal itu terjadi, para manajer dapat memberikan tinjauan efektif yang memperbaiki kinerja individu, tim, dan organisasi. Manajer terbaik selalu berusaha untuk lebih baik memberikan ulasan kinerja dan umpan balik, dan terbuka untuk menerima umpan balik yang memungkinkan mereka melakukan suatu perbaikan.

Reference:

https://hbr.org/2016/06/the-key-to-performance-reviews-is-preparation by Ben Dattner



Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128


Previous
Next Post »