Pengendalian Resource Perusahaan dengan Metode P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling)

Pengendalian Resource Perusahaan dengan Metode P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling)
P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling) - Sumber Gambar http://www.seputarukm.com/

Setiap perusahaan pasti memiliki hal yang ingin ditawarkan atau diberikan bagi konsumen mereka, baik dalam hal jasa atau produk. Hal inilah yang menjadi visi dari sebuah perusahaan / organisasi yang kemudian diturunkan menjadi misi. Ketika mengetahui visi dan misi apa yang ingin dicapai, maka manajemen dari sebuah perusahaan akan menentukan langkah-langkah strategis apa yang harus dlakukan akan dapat mencapai visi dan misi yang sudah ditentukan. Akan tetapi, langkah-langkah strategis yang sudah ditentukan itu masih dalam bentuk yang “abstrak”, sehingga harus diterjemahkan menjadi langkah-langkah operasional sehingga para pelaku yang berada ditingkatan operasional tahu bagaimana dan langkah-langkah apa yang harus diambil dan dilakukan agar visi dan misi yang sudah ditentukan dapat tercapai.


Pentingnya Kajian Lingkungan Eksternal dan Industri bagi Strategi Perusahaan

P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling)
P-O-A-C (Planning-Organizing-Actuating-Controlling) 


Untuk mencapai visi dan misi yang sudah ditentukan, maka pihak manajemen dari sebuah perusahaan/organisasi harus mampu menggunakan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien untuk mencapai tujuan yang sudah ditentukan. Agar dapat menggunakan sumber daya secara efektif dan efisien, maka sebuah perusahaan perlu fungsi manajemen yaitu perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), penggerakan (Act) dan pengendalian (Control).
Gambar 1. POAC

PERENCANAAN (PLANNING)

Perencanaan merupakan kegiatan yang dilakukan untuk menentukan apa yang harus dilakukan dimasa yang akan datang. Efek atau dampak dari sebuah perencanaan tidak dapat langsung dirasakan oleh manajemen pada saat perencanaan itu dibuat atau disusun. Manfaat dari perencanaan dapat dirasakan ketika kegiatan tersebut akan dilakukan. Dalam melakukan perencanaan ada tiga hal yang harus diperhatikan, yaitu: pekerjaan apa yang harus dilakukan, hasil seperti apa yang diharapkan dan bagaimana cara terbaik untuk melakukannya.

Dalam melakukan perencanaan, ada lima hal yang harus ditentukan, yaitu:
1.    Penetapan sasaran dan target
Ketika menentukan atau menetapkan sasaran dan target, ada beberapa hal yang harus diperhatikan atau terpenuhi. Sasaran dan target haruslah spesifik; dapat diukur; ada waktu yang mengikat sasaran dan target yang sudah ditentukan; sasaran dan target yang akan ditentukan haruslah disepakati oleh semua orang; sasaran dan target yang akan ditentukan haruslah realistic dimana tidak terlalu rendah atau tidak terlalu tinggi; dan yang terakhir, sasaran dan target haruslah selalu meningkat, sehingga dengan demikian kemampuan orang-orang yang akan mencapainya juga terus meningkat
Dengan adanya sasaran dan target, maka energi dan usaha dapat difokuskan; mendorong, memotivasi dan menantang setiap orang yang bertanggung jawab akan sasaran dan target tersebut; serta dapat digunakan untuk mengukur tingkat keberhasilan.
2.    Penggunaan sumber daya
Sumber daya dapat dikelompokkan menjadi beberapa bagian seperti manusia, uang, peralatan, waktu dan lain-lain.
Dalam merencanakan sumber daya manusia, harus ditentukan ketersediaan dan keterampilannya, apakah peralatan yang akan digunakan sudah tersedia dan bagaimana proses pemeliharaannya, apakah waktu yang sudah ditentukan cukup untuk mencapai sasaran dan target yang sudah ditentukan, dan apakah dana tersedia dan sudah dianggarkan.
3.    Proses kerja
Dengan menentukan proses atau alur kerja, maka dapat diketahui apa proses sebelum dan sesudah dari pekerjaan yang akan dilakukan dan dapat menentukan keterampilan seperti apa saja yang dibutuhkan dalam melakukan pekerjaan tersebut sehingga tidak menimbulkan hambatan.
Dengan menentukan proses kerja dari sebuah pekerjaan, maka pihak manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat memantau dan mengetahui progress atau perkembangan dari sebuah pekerjaan apakah sudah sesuai dengan jadwal yang telah ditentukan atau terlambat dari jadwal yang sudah ditentukan
4.    Fokus pengendalian
Setiap aktivitas atau pekerjaan pasti memiliki risiko yang akan muncul ketika aktivitas atau pekerjaan tersebut dilakukan, dengan mengetahui risiko-risiko apa saja yang kemungkinan terjadi pada suatu aktivitas atau pekerjaan, maka manajemen sebuah perusahaan atau organisasi dapat menentukan hal-hal apa saja yang harus dikendalikan sehingga risiko-risiko yang ada tidak muncul atau terjadi.
5.    Rencana penanggulangan
Ketika sebuah risiko itu terjadi pada suatu aktivitas atau pekerjaan, maka pihak manajemen sudah harus memiliki langkah-langkah seperti apa yang harus dilakukan ketika risiko itu terjadi. Maka haruslah disusun rencana penanggulanan seperti apa yang harus dilakukan.

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

Dalam melakukan pengorganisasian, maka pihak manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi dapat menentukan siapa saja yang dapat melakukan hal apa; bagaimana cara menyelesaikan sebuah pekerjaan; bagaimana alur atau rantai komandonya; serta keputusan apa saja yang diperlukan.
Terdapat dua hal yang ditentukan ketika manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi melakukan pengorganisasian, yaitu menentukan rantai komando (chain of command) dari sebuah unit kerja dan rantai pelaporan (chain of reporting) dari sebuah unit kerja.


Secara general terdapat tiga jenis struktur organisasi yang digunakan oleh perusahaan atau organisasi, yaitu:
1.    Struktur Organisasi Fungsional
Struktur organisasi ini merupakan struktur organisasi yang paling umum digunakan oleh suatu perusahaan atau organisasi. Pembagian kerja dalam bentuk struktur organisasi ini dilakukan berdasarkan fungsi manajemennya seperti Keuangan, Produksi, Pemasaran, Operasional dan lain-lain. Karyawan-karyawan yang memiliki keterampilan dan tugas yang sama akan dikelompokan bersama sama suatu unit kerja.
Gambar 2. Struktur Organisasi Fungsional
2.    Struktur Organisasi Divisional
Struktur organisasi ini adalah struktur organisasi yang dikelompokan berdasarkan kesamaan produk, layanan, pasar dan letak geografis. Organisasi dengan bentuk Divisional biasanya diterapkan di perusahaan yang berskala menengah keatas, hal ini dikarenakan biaya operasional lebih tinggi jika dibandingkan dengan organisasi dengan bentuk Fungsional.
Gambar 3. Struktur Organisasi Divisional
3.    Struktur Organisasi Matrix
Struktur organisasi ini merupakan kombinasi dan Struktur Organisasi Fungsional dan Struktur Organisasi Divisional dengan tujuan untuk menutupi kekurangan-kekurangan yang terdapat pada kedua bentuk struktur organisasi tersebut.
Gambar 4. Struktur Organisasi Matrix
PENGGERAKAN (ACT)

Penggerakan merupakan tindakan yang dilakukan manajemen dari sebuah perusahaan atau organisasi. Dengan adanya penggerakan, maka Perencanaan dan Pengorganisasian dapat berjalan dengan baik, yaitu dengan memotivasi, mengarahkan, menyelesaikan konflik dan mengkomunikasikan apa saja yang harus dilakukan oleh karyawan-karyawan dari sebuah perusahaan atau organisasi.


Metode - Metode Pengukuran Kinerja

PENGENDALIAN (CONTROL)

Pengendalian adalah proses pengamatan mengenai apa yang harus dilakukan dalam pekerjaan sehingga manajemen dapat memantau apakah sebuah pekerjaan dapat atau sudah berjalan sesuai dengan yang diharapkan dengan melakukan supervisi, pengawasan, inspeksi dan audit. Dengan adanya pengendalian (Control) maka manajemen dapat mencegah jika terjadi penyimpangan, memperbaiki kesalahan dan kelemahan yang ada, minindaklanjuti penyalahgunaan dan penyelewengan, memperkuat rasa tanggung jawab dari setiap karyawan yang ada, dan lain-lain.


Cognoscenti Consulting Group sebagai perusahaan konsultansi bidang manajemen, memiliki banyak pengalaman dalam membantu organisasi dalam meningkatkan kinerja organisasi melalui perbaikan proses kerja. Kami selalu berusaha memberikan pelayanan yang lebih baik mulai dari penyusunan strategi hingga proses implementasi di tingkat operasional dan audit untuk menemukan perbaikan. Jika ada hal yang ingin anda diskusi dengan kami, silahkan jangan segan untuk menghubungi Cognoscenti Consulting Group. www.ccg.co.id / 021. 29022128



Previous
Next Post »